El reto

The Dreams Society organiza las graduaciones más exclusivas del país. Cada evento implica administrar cientos de asistentes entre graduados, invitados y crashers, garantizando que cada persona reciba su acceso correcto y que el proceso de ingreso sea rápido, seguro y completamente controlado.

Su operación dependía de procesos manuales para distribuir boletos, resolver dudas de los asistentes y validar accesos durante el evento, lo que incrementaba la carga operativa y el riesgo de fraudes mediante capturas de pantalla o boletos duplicados.

El objetivo era claro: construir una plataforma completamente digital que automatizara la administración de tickets desde su creación hasta el acceso al evento.

La solución

En Alara desarrollamos una plataforma de ticketing completamente personalizada para The Dreams Society, diseñada específicamente para su flujo operativo.

Dashboard de generación masiva: Creamos un sistema donde el equipo únicamente carga un archivo de Excel con toda la información del evento.

Desde ese archivo se generan automáticamente:

• Tickets para graduados.
• Tickets para invitados.
• Tickets para crashers.

Todo el proceso ocurre en cuestión de minutos desde un solo panel administrativo.

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Ticketing Center personalizado

Cada graduado recibe automáticamente un enlace único a su Ticketing Center.

Desde esta página puede:

• Descargar su propio ticket.
• Compartir los tickets de todos sus invitados.
• Compartir los tickets de sus crashers (cuando aplica).

Este Ticketing Center funciona como un portal personalizado para cada graduado, eliminando la necesidad de enviar boletos uno por uno.

Además, el sitio se actualiza en tiempo real mostrando el estado de instalación de cada pase, permitiendo saber inmediatamente cuáles tickets ya fueron agregados al dispositivo y cuáles aún están pendientes.

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Automatización completa de comunicación

La plataforma de Alara está integrada con un sistema de envío automático de correos electrónicos.

Al momento de crear los tickets, cada graduado recibe inmediatamente un correo completamente personalizado con la identidad visual de The Dreams Society que incluye su acceso al Ticketing Center.

Todo el proceso ocurre automáticamente, sin intervención del equipo organizador.

Comunicación en tiempo real con Push Notifications

Durante toda la experiencia del evento, The Dreams Society mantuvo comunicación directa con todos los asistentes mediante notificaciones Push programadas desde el dashboard de Alara.

Entre ellas:

• Recordatorios de que la graduación se aproxima.
• Notificación el día del evento.
• Aviso cuando la cena estaba por comenzar.
• Apertura de puertas.
• Comunicaciones importantes durante el evento.

Todo administrado desde un solo panel y enviado en tiempo real.

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Validación de accesos sin app's

Para el personal del evento desarrollamos una WebApp de validación accesible directamente desde Safari, eliminando completamente la necesidad de descargar aplicaciones desde el App Store.

Al escanear el código QR del ticket, el staff obtiene inmediatamente toda la información relevante del asistente.

La plataforma valida automáticamente:

• Estado del ticket.
• Información del portador.
• Tipo de acceso.
• Hora correspondiente de ingreso.

Si un mismo código QR intenta utilizarse nuevamente, el sistema detecta el intento y bloquea automáticamente el acceso, eliminando el riesgo de reutilización mediante capturas de pantalla o duplicados.

Diferenciación inteligente de asistentes

Para facilitar la operación del staff, diseñamos un sistema visual de identificación.

Los tickets de crashers fueron generados con un diseño completamente distinto en color rojo, permitiendo identificarlos de inmediato durante el acceso.

Además, estos pases fueron configurados con un horario diferente al de los graduados, ya que su ingreso ocurre varias horas después del inicio del evento.

Esta lógica fue aplicada automáticamente durante la generación de los tickets.

Primera fase: Ticketing mediante QR

Este proyecto fue implementado inicialmente utilizando códigos QR como primera fase de despliegue.

Esta estrategia permitió a The Dreams Society modernizar completamente su operación sin modificar sus procesos de acceso existentes, reduciendo tiempos de implementación y facilitando la adopción por parte del personal y los asistentes.

La arquitectura fue diseñada desde el inicio para evolucionar hacia una segunda fase basada en tecnología NFC y Wallet, donde los asistentes podrán ingresar simplemente acercando su teléfono al lector, eliminando incluso la necesidad de mostrar un código QR.

Resultados

• Automatización completa de la generación de tickets.
• Distribución inmediata de accesos mediante correos personalizados.
• Ticketing Center individual para cada graduado.
• Compartición sencilla de tickets para invitados y crashers.
• Seguimiento en tiempo real de la instalación de los pases.
• Comunicación masiva mediante Push Notifications.
• Validación rápida desde cualquier dispositivo con navegador.
• Protección contra tickets duplicados y capturas de pantalla.
• Identificación visual inmediata de tipos de asistentes.
• Plataforma preparada para evolucionar a Ticketing NFC en la siguiente fase.

The Dreams Society ahora cuenta con una solución de ticketing completamente digital, automatizada y escalable que simplifica la operación de cada graduación y mejora significativamente la experiencia tanto del equipo organizador como de todos los asistentes.